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在档案、管理中环境的要求是非常严格，库房内温湿度变化是影响档案材料、老化变质的关键因素，合理控制馆内的温度和湿度是做好档案保存的首要工作。根据科学的数据证实，温度的控制会抑制蛀虫的生长，湿度的控制会控制霉菌的发育，所以档案馆的温湿度要求要严格。温湿度的控制有利于纸质的保存。因此，对档案库房实行环境监控势在必行，随着社会的进步和法律细分化，对档案库房环境管理要求越来越高。
企业档案八防丨北京佰益库房环境智能管理子系统通过多种传感器，将各库房的状态、数值采集并传输到控制台。通过设备控制器将各库房相关设备的运行状态采集传输到控制台。控制台档案库房温湿度自动测控系统根据采集到的信号、各库房设定的控制条件，通过软件控制算法确定相关设备开启或关闭，以使档案库房控制在要求的范围内。包含烟雾、浸水、温度、湿度、空气净化度等的检测、报警和控制。密集架智能控制系统是是集手动、电动、电脑控制于一体的新光机电一体化产品，它具有结构、功能多样、操作简便的特点。
加强档案管理工作队伍建设，注重引进基础扎实，档案管理技能强的工作人员，建立素质高的工作队伍。在此基础上，还要做好管理人员的培训工作，让他们熟练掌握信息技术和档案管理技巧，有效开展各项工作，顺应数字化管理趋势，努力提升档案管理水平。
档案库房应有防盗措施，一般库房要加设防盗门窗。档案库房窗子要配挂窗帘，防止阳光直射库内；同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜，避免日光灯中紫外线对档案的破坏。湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮剂。档案库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，要建立严密的防火制度并配备消防灭火器材。为防止档案发生鼠害，库房应定期检查并投放灭鼠药。档案库房可通过洒冷水、机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象。有条件的单位应配备空调设备，以达到库房理想的温度。为防止灰尘对档案的损害，库房好加双层窗，同时利用吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘。档案柜架应防止防虫，以防档案害虫破坏档案。企业档案八防丨北京佰益修复用纸的入库。对于采购入库的纸张，纸库保管人员依据采购清单对纸张的数量、名称、检验合格单进行核对、清点后，方可入库。对于入库验收过程中所发现的有关数量、质量、规格、品种等不相符现象，纸库保管人员有权拒绝办理入库手续，并视具体情况报告主管人员处理。修复用纸的出库（领用）。馆内修复人员领用时填写申请单，由修复组主管审批签字后，纸库保管员凭单发放；贵重纸张需分管领导签字才可凭单发放。
博纬智能结合现各对耗材管理的痛点问题，自主研发设计了一款RFID智能耗材柜，实现对耗材的精益化智能化管理，这是一款支持EPCC1G2（ISO18000-6C）协议，应用超高频RFID自动识别技术，为每种每类甚至每个耗材进行编号，自动扫描识别耗材信息，跟踪耗材的使用过程，并与后台数据库对接，可实现对耗材品的精准定位、智能存取、自动盘点、实时监控等功能的智能产品。那么在安装结束后，进行调试应当留意哪些呢?先要，总体检查一下密集架外观有没有什么受损的地方，随后进行使用检查，检查档案密集架的使用是不是没问题。在使用中密集架的全过程中应当留意检测一下安装后的档案架在总体使用中噪声是不是很大，其标准通常是在10厘米内能会不会听见为准。
RFID技术是一种非接触式的自动识别技术，将RFID电子标签安装在被识别对象上以后，当其进入磁场时，电子标签与阅读器之间建立起无线方式的通讯，电子标签向阅读器发送存储在芯片中的产品信息，阅读器接收信息并进一步分析和解码后，传送给信息系统进行数据处理。RFID技术与一维条形码相比，具有多目标同时识别、识别距离远、速度快、存储容量大、抗干扰能力强等优点，且电子标签可以用酒精擦拭，更适合在行业推广应用。
企业档案八防丨北京佰益体现了院领导以人为本的关心关爱情怀，这种具有特殊意义的礼物是对老领导老专家的尊重和对其工作业绩的肯定。照片档案是发展的见证，它不仅直观真实地记载了历史，更重要的是通过它们展现文化的内涵，利用好了能够宣传形象。以史为鉴，为管理、科研教学、护理等工作提供更直观、更具体、更可信的依据，对职工也起到很好的院史教育功能。作为档案工作者应该加强和完善照片档案的管理，尤其是对老照片档案的管理应该强化它们的数字化进程，充分挖掘它们的价值潜能，以利于进行多样化、深层次地开发利用，使其更好地服务、服务社会。
加强安全管理，构建安全保障体系也是不可忽视的内容。应该重视档案管理安全保障技术应用，综合采用密钥技术、访问控制技术、加密存储和传输技术等有效措施，提高数据库信息的安全，防止档案信息泄露，避免档案资料丢失，进而有效确保档案信息资料的安全。
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