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在档案、管理中环境的要求是非常严格，库房内温湿度变化是影响档案材料、老化变质的关键因素，合理控制馆内的温度和湿度是做好档案保存的首要工作。根据科学的数据证实，温度的控制会抑制蛀虫的生长，湿度的控制会控制霉菌的发育，所以档案馆的温湿度要求要严格。温湿度的控制有利于纸质的保存。因此，对档案库房实行环境监控势在必行，随着社会的进步和法律细分化，对档案库房环境管理要求越来越高。

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数字档案的建设，涉及不同的领域和行业，传承着人类文明，为经济建设服务，有力地推动了我国各项事业的建设发展。总而言之，档案数字化建设是顺应时代潮流、紧跟时展的新举措、新要求。它将进一步推动我国档案管理事业的发展，加快社会进步与人类文明的步伐。

档案库房应有防盗措施，一般库房要加设防盗门窗。档案库房窗子要配挂窗帘，防止阳光直射库内；同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜，避免日光灯中紫外线对档案的破坏。湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮剂。档案库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，要建立严密的防火制度并配备消防灭火器材。为防止档案发生鼠害，库房应定期检查并投放灭鼠药。档案库房可通过洒冷水、机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象。有条件的单位应配备空调设备，以达到库房理想的温度。为防止灰尘对档案的损害，库房好加双层窗，同时利用吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘。档案柜架应防止防虫，以防档案害虫破坏档案。

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word文档中插入的图片，可以放在文件夹中，以登记号＋作者＋名称的形式命名，与账本登记号、实物标签号相对应，方便二次检索、提取图片。对于传统账本中无法将信息全部登记入账的册页，可以按页数将每一页制作出相应的页面，在数量一栏中注明共x页，在备注栏中注明第x页以及名称，将每一页的图片插入相应的位置，这样就能完整地呈现册页内容的全貌。馆藏字画由于历史年代的特殊性，相当一部分作者信息署的不是名，而是字，对同一画家有的人熟悉名，有的人熟悉字，如津门画家五老之一的陆文郁，字莘农，原始账本有时会登记陆文郁，有时会登记陆莘农，如果只按照原始账本录入信息，就会出现检索时遗漏的情况，因此要在作者栏内同时登录上陆文郁（陆莘农），确保检索信息时不会漏检。利用计算机所具有的高速检索功能和高科技的处理能力，短时间内它能从海量的数据中迅速准确地找到数据。提高了经济效益。数字化管理档案通过新形式，将传统的主要以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，极大地减少了保管存储费用，还在一定程度上节省了占地空间，查阅起来也节约了大量时间，从而也避免了因反复印刷复印资料而造成的纸张消耗和人员利用。

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